在任何公司中,作为行政助理或秘书在办公室工作都是繁琐而关键的任务之一。管理每个办公室的内部和外部事务都需要身体和精神力量。办公室秘书最棘手且最重要的任务之一就是创建,整理和存储几乎在公司内外流通的所有信函,合同和演示文稿。因此,我们辛勤工作的秘书不仅需要物理文件柜或大型计算机存储,还需要工具来更好地管理所有文书工作。

世界各地的许多办公室都喜欢使用PDF作为主要文件格式来保存和保护其文档和其他文件。但是,将文件保存为PDF或将其转换为PDF并不能确保他们所有的文件都井井有条。因此,这是使用各种PDF工具的一些最佳方法。

  1. 使用PDF合并整理文件

有时,文档会通过单个文件转换为PDF。因此,您最终将在计算机上获得多个相关文件,这些文件占用大量空间。你可以试试 pdf合并 功能整理文件。 

您要做的只是根据类别组织文件,选择可以合并或合并的文件,然后使用PDF工具完成任务。这样,当您需要检查某些内容或需要查看它以供参考时,您将更容易找到该文件。

  1.  使用PDF格式保护机密文件

更好地管理Office文档的另一种方法是将Word文档转换为PDF。您的内部备忘录和信件是使用文字处理软件(例如MS Word或WPS)撰写的。但是,这些文件格式不是100%安全的。打开或查看它的任何人都可以更改其内容或破坏其格式。

要完全保护文件,请使用PDF工具转换Word文档,然后使用PDF。 PDF不能轻易更改,并且可以按照在MS Word上创建文件的方式保持文件格式。此外,它可以压缩文件并保持相同的质量,因此它将占用较少的计算机存储空间,而PDF最好的部分是您可以加密文件上的密码,以便其他人可以窥探文件的内容。 

  1. 通过转换为PDF备份幻灯片演示文稿

幻灯片演示对每个公司都很重要。作为秘书,您一定要拥有同事用来向客户介绍或对其下属进行内部培训的演示文稿的副本。但是,某些演示文稿并非总是按计划进行,有时是由演示文稿文件引起的。

确保您的同事将始终有备份。在幻灯片演示文稿软件(例如MS Powerpoint)不可用或出现故障的情况下,PDF可以是一个很好的选择。使用PDF工具,您可以轻松地将PowerPoint文件转换为PDF。这样,内容和数据就受到保护,而您的同事的演示也不会受到干扰。 

  1. 通过签署PDF文件来批准您的备忘录

在数字时代,通常通过电子邮件发送和接收重要文件,例如合同和请求。更不用说,另存为PDF。由于用户行为的改变,它也已成为一种趋势,人们喜欢使用其移动设备(如智能手机和平板电脑)进行工作。尽管其中一些可以轻松联系,但实际上无法实现各种功能,例如,对PDF文档进行电子签名。

是的,你没有看错。我们都知道,等待您的老板来获得这一签名非常焦虑。使用此PDF工具节省您的麻烦和等待时间。您所需要做的就是拥有签名的数字副本,并且无需打印即可将签名粘贴到PDF文档上-一切都将以电子方式完成。但是,如果您不使用自己的名字签名,请确保在执行此过程之前,先征得签名所有者的许可。

  1. 发送特定的PDF页面

另一个有用的PDF工具是拆分功能。可以从PDF文件中提取特定页面,并将其另存为另一个文件。这就像去影印机并从装订机中获取几页的副本一样。拆分PDF功能使您可以从任何PDF文件中电子选择任何页面进行复制。如果您过去合并了多个PDF文件,并且需要制作其中一些页面的副本,则可能会很有用。使用PDF工具,您可以轻松地提取这些页面,而无需麻烦。

一种可以解决所有问题的工具:PDFBear

您可能想知道如何才能完成所有这些任务。有不同的软件可让您执行这些操作。但是,如果您正在寻找方便的方法,可以查看在线PDF转换平台,例如PDFBear。使用此工具,您可以通过四个步骤轻松地合并,转换,拆分和签名PDF文件。您无需注册或付费即可使用基本功能。

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